School Admin guide

Untuk Super Admin dan Admin Sekolah. Alamat: https://admin.<domain-sekolah>.

Masuk dan keluar

1. Buka alamat portal admin, isi email dan kata sandi, klik masuk.
2. Ganti kata sandi saat pertama masuk (menu akun).
3. Klik keluar setelah selesai, terutama di komputer bersama.

Dasbor

Menampilkan total siswa, guru, kelas, ringkasan kehadiran, pengumuman terbaru, dan tahun ajaran aktif.

Siapkan data (urutan disarankan)

1. Tahun Ajaran: buat tahun ajaran, Semester Ganjil dan Genap, beserta tanggal mulai–selesai tiap semester.
2. Guru: tambah satu per satu atau impor CSV.
3. Kelas: buat kelas (nama, tingkat, tahun ajaran, wali kelas).
4. Mata Pelajaran: isi kode, nama, guru pengampu, dan kelas untuk semester yang sedang disiapkan.
5. Jadwal: di detail kelas → tab Jadwal, atur hari & jam sekolah dan jadwal pelajaran.
6. Siswa: tambah satu per satu atau impor CSV, lalu masukkan ke kelas.
7. Orang Tua & wali: tiap siswa bisa punya satu ayah, satu ibu, dan satu wali (semuanya opsional). Isi saat menambah siswa, atau di detail siswa → tab Orang tua: Tambah baru, atau Pilih yang sudah ada untuk kakak-adik yang orang tuanya sama. Pekerjaan bisa dipilih dari daftar atau diketik sendiri.
8. Mulai semester di halaman Tahun Ajaran. Sejak itu absensi dan nilai bisa diisi, dan jadwal terkunci.

Semester: Persiapan, Berjalan, Selesai

Setiap semester melewati tiga tahap. Pindah tahap lewat tombol di halaman Tahun Ajaran.

• Mulai semester: tanggal semester harus sudah diisi, dan tidak boleh ada semester lain yang masih berjalan.
• Tutup semester: di akhir semester. Dialognya menampilkan mapel yang nilainya belum diserahkan (belum dikunci) per kelas, dengan pilihan Kunci semua lalu tutup (lembar tanpa kolom atau bobot yang belum 100% dilewati) atau Tutup tanpa mengunci. Admin tetap bisa mengunci lembar satu per satu setelah semester ditutup. Setelah Semester Genap ditutup, kenaikan kelas bisa dilakukan.
• Siapkan Semester Genap selagi Ganjil berjalan: Semester Genap tetap di tahap Persiapan, jadi jadwalnya bisa disusun lebih awal. Tombol Salin jadwal dari Semester Ganjil mengisi semua kelas yang jadwalnya masih kosong, lalu tinggal disesuaikan.
• Perlu memperbaiki jadwal saat semester berjalan? Hanya Super Admin yang bisa Buka kunci (alasan wajib diisi dan tercatat di Log Audit). Setelah selesai, klik Kunci lagi.
• Yang tetap boleh selama semester berjalan: mengganti wali kelas, memindahkan siswa antarkelas, dan mutasi siswa. Semuanya tercatat di riwayat.
• Kolom dan bobot nilai disusun per kelas × mapel × semester oleh guru pengampu (admin juga bisa): nama dan urutan kolom bebas, bobot persen per kolom (total 100%) atau tanpa bobot. Tidak ada kunci bobot per kelas. Kunci nilai (guru pengampu atau admin) menyerahkan nilai mapel ke wali kelas; hanya admin yang bisa Buka kunci (alasan wajib, tercatat di Log Audit). Tab mapel di halaman Nilai memberi ikon kunci pada mapel yang sudah diserahkan.

Kelola siswa

• Tambah: menu Siswa → tambah → isi NIS, NISN, nama, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, kontak, kelas → simpan.
• Ubah: buka siswa → ubah → simpan.
• Cari/filter: gunakan kotak cari dan filter di atas daftar.
• Detail siswa: profil, kelas (dengan riwayat masuk/pindah/keluar kelas), kehadiran, nilai, orang tua, file, aktivitas.
• Foto: klik ikon kamera di avatar siswa (PNG/JPG/WebP). Dokumen: tab File → pilih jenis (akta kelahiran, kartu keluarga, rapor sebelumnya, lainnya) → Unggah file (PDF/PNG/JPG/WebP, maks. 5 MB). Dokumen awalnya hanya terlihat admin; pakai ikon bagikan agar siswa dan orang tua dapat melihatnya di portalnya, dan ikon yang sama untuk menariknya lagi. Ikon lain: lihat, unduh, ganti file, hapus (bisa dibatalkan dari notifikasi).
• Arsip/hapus: buka siswa → arsip/hapus → konfirmasi.

Guru, Kelas, dan Mata Pelajaran dikelola dengan cara yang sama.

Mutasi siswa (pindah sekolah)

• Siswa pindah ke sekolah lain: buka siswa → Mutasi keluar → isi tanggal, sekolah tujuan, alasan, dan nomor surat. Siswa keluar dari kelasnya dan statusnya menjadi Pindah. Semua akses aplikasi ditutup: akun siswa dinonaktifkan, dan orang tua tidak bisa lagi melihat anak tersebut. Akun orang tua ikut dinonaktifkan bila tidak punya anak lain di sekolah. Absensi dan nilai lamanya tetap tersimpan.
• Salah input mutasi? Hanya Super Admin yang bisa Batalkan mutasi (alasan wajib). Siswa kembali ke kelasnya dan akun yang tadi dinonaktifkan aktif lagi.
• Siswa pindahan dari sekolah lain: saat menambah siswa, centang Siswa pindahan, lalu isi sekolah asal dan tanggal masuk. Absensi siswa itu dihitung mulai tanggal masuknya.

Impor CSV (siswa dan guru)

1. Buka Siswa (atau Guru) → impor.
2. Unduh template, isi di Excel/Google Sheets, simpan sebagai CSV.
3. Unggah file.
4. Periksa pratinjau: baris bermasalah ditandai dengan nomor baris dan alasannya.
5. Perbaiki file bila perlu, atau lanjutkan — baris bermasalah akan dilewati.
6. Konfirmasi. Ringkasan menampilkan jumlah data dibuat dan dilewati.

Ekspor CSV

Di daftar Siswa, Guru, Kehadiran, atau Nilai: atur filter → klik ekspor. File berisi data sesuai filter.

Kehadiran dan nilai

• Kehadiran → Lembar absensi: lihat/catat kehadiran per kelas dan tanggal (sesi Per kelas atau per mapel).
• Kehadiran → Ringkasan: rekap Hadir, Terlambat, Sakit, Izin, Alpa.
• Nilai: lihat nilai, filter per mapel/kelas/periode.
• Absensi dan nilai hanya bisa diisi saat semesternya Berjalan. Kalau lembar tidak bisa diubah, alasannya tampil di atas lembar (semester belum dimulai, sudah ditutup, atau tanggal di luar semester).

Pengumuman

1. Pengumuman → buat baru.
2. Isi judul, isi, dan audiens: centang satu atau lebih dari Guru, Orang Tua, Siswa (kartu Semua mencentang ketiganya). Kelas boleh dipilih lebih dari satu; kosongkan untuk seluruh sekolah.
3. Simpan sebagai draf, atau terbitkan.
4. Pengumuman bisa diubah atau dihapus dari daftar.

Pengaturan (menu Administrasi)

• Pengaturan Sekolah: nama, kode, alamat, kontak, website, kepala sekolah, tahun ajaran.
• Branding: logo, favicon, warna utama, nama aplikasi. Berlaku di semua portal saat halaman dimuat ulang.
• Modul (Super Admin): aktif/nonaktifkan modul. Data modul yang dimatikan tidak hilang, hanya tidak dapat diakses.
• Pengguna (Super Admin): kelola akun dan peran.
• Log Audit (Super Admin): riwayat tambah/ubah/hapus data dan login/logout.

Kendala teknis: hubungi pengelola server sekolah.

Kalau muncul halaman error

• Sesi Anda telah berakhir (401): Anda dikeluarkan demi keamanan. Masuk lagi.
• Tidak punya akses (403): akun ini tidak diizinkan membuka halaman itu. Hubungi admin sekolah.
• Halaman tidak ditemukan (404): alamat salah, sudah dipindah, atau tidak tersedia untuk akun ini. Tekan "Ke beranda".
• Terjadi kesalahan (500) atau Layanan tidak tersedia (503): masalah ada di sisi server atau koneksi. Coba lagi beberapa saat; jika terus terjadi, beri tahu admin sekolah.

Absensi guru

Menu Kepegawaian → Absensi Guru.

• Rekap: pilih rentang; angka hadir, terlambat, pulang awal, tidak lengkap, izin/sakit/cuti, alfa per guru. Ikon kalender membuka hari-hari guru itu beserta foto masuk/pulang (klik untuk memperbesar). Koreksi (ikon pensil) mengubah hari menjadi ketidakhadiran atau jam tertentu; alasan wajib dan tercatat di Log Audit.
• Pengajuan: filter status; Setujui mengubah hari kerja dalam rentang menjadi izin/sakit/cuti (hari yang sudah absen tidak diubah), Tolak tidak mengubah apa pun. Catatan untuk guru opsional.
• Jadwal kerja: hari kerja, jam masuk/pulang, toleransi menit, dan tanggal bukan hari kerja (libur nasional, kegiatan sekolah). Berlaku untuk semua guru.
• Foto hanya terlihat oleh admin dan guru pemilik; tidak ada pengenalan wajah, jadi tinjau foto secara manual.

E-Rapor (rapor PDF)

Menu E-Rapor (Catatan) berisi semua versi rapor PDF.

1. Syarat: semester sudah Selesai (ditutup), nilainya sudah dipublikasikan (Tahun Ajaran), dan semua mapel kelas sudah dikunci (nilai diserahkan ke wali kelas). Dialog Buat rapor menyebut mapel yang belum diserahkan. Selain itu rapor tidak bisa dibuat.
2. Klik Buat rapor, pilih tahun ajaran, semester, dan kelas, lalu Satu siswa atau Seluruh kelas. Untuk satu kelas, rapor dibuat di latar belakang dan kemajuannya tampil; siswa yang gagal ditampilkan dengan alasannya, yang lain tetap selesai.
3. Membuat lagi menghasilkan versi baru; versi lama tetap ada. Yang bertanda Terkini adalah versi berlaku terbaru.
4. Ikon mata membuka isi rapor saat dibuat (nilai per mapel, rata-rata, kehadiran). Ikon unduh mengunduh PDF; setiap unduhan tercatat di Audit.
5. Nyatakan tidak berlaku (alasan wajib) bila ada kesalahan; berkasnya tetap tersimpan dan hanya admin yang dapat membukanya.
6. Rapor satu siswa juga ada di tab E-Rapor pada halaman detail siswa.

Wali kelas juga bisa membuat dan mengunduh rapor kelasnya dari portal guru; hanya admin yang dapat menyatakan versi tidak berlaku. Siswa dan orang tua belum dapat mengunduh rapor dari portalnya.